Privacyverklaring VBE

De vereniging

De vereniging Verenigde Brandveiligheid Experts (VBE) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens van de vereniging:

Adres: Boutensstraat 19, 8023 CE Zwolle

e-mail adres: secretariaat@v-b-e.nl

website: www.v-b-e.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

De VBE verwerkt de persoonsgegevens van haar leden doordat de leden zich als lid hebben aangemeld. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Voor- en achternaam van het lid dat als referentie voor het lidmaatschap is opgegeven

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens. Door de aard van onze vereniging (beroepsvereniging van personen in privé, met expertise in brandbeveiliging) hebben wij geen leden jonger dan 16 jaar.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De leden geven toestemming voor de verwerking van de genoemde persoonsgegevens. De gegevens zijn noodzakelijk voor het verwerken van het lidmaatschap.

Met het van kracht worden van deze verklaring, wordt de toestemming expliciet gevraagd. De aanmelding van nieuwe leden en aanmelding voor de activiteiten van de vereniging verloopt via onze website. Bij de aanmelding wordt uitdrukkelijk de vraag gesteld of toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens wordt gegeven. De toestemming wordt gegeven met de ‘opt-in- methode’. Dit houdt in dat de persoon zelf de toestemming geeft door het bewust plaatsen van een vinkje bij de optie voor de verwerking van persoonsgegevens. De bestaande leden (lid voor 25-05-2018) krijgen de vraag voorgelegd per e-mail. Deze e-mails worden gearchiveerd voor de duur van het lidmaatschap.

De VBE verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van de contributiebetaling.
  • Het informeren over de activiteiten van de vereniging (zoals thema-avonden, seminars, de algemene ledenvergadering, etc.).
  • Het verwerken van de aanmeldingen voor de activiteiten.
  • Het uitzetten van vragen vanuit het Bestuur naar de leden over hun wensen (bijvoorbeeld over de gewenste thema-avonden) en hun mening over de activiteiten van de vereniging (bijvoorbeeld de enquête na het jaarlijkse seminar).
  • Het bijhouden van aanwezigen op een ledenvergadering (presentielijst) i.v.m. de eventuele stemmingen over besluiten.

Geautomatiseerde besluitvorming

De VBE neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Er worden dus geen besluiten genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De VBE bewaart persoonsgegevens zo lang het lidmaatschap duurt. Bij het beëindigen van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens gewist, tenzij er nog openstaande vorderingen zijn. In dat geval zullen de gegevens na de beëindiging van het lidmaatschap worden gewist nadat aan de betalingsverplichtingen is voldaan.

De persoonsgegevens uit de enquêtes over gewenste thema-avonden of andere activiteiten worden bij de verwerking van resultaten losgekoppeld van de antwoorden.

De presentielijsten van de ledenvergaderingen worden bewaard totdat de notulen van de vergadering door de leden zijn goedgekeurd tijdens een volgende ledenvergadering.

De gegevens omtrent de aanmeldingen voor de activiteiten worden bewaard tot en met de activiteit zelf en het afhandelen van een eventuele tevredenheidsonderzoek n.a.v. de activiteit zelf. Daarna worden deze gegevens vernietigd.

Delen van persoonsgegevens met derden

VBE deelt geen persoonsgegevens met derden, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

VBE gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken op haar website www.v-b-e.nl.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

De leden hebben het recht om hun persoonsgegevens zoals bij de vereniging bekend in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Als een verzoek tot het verwijderen van persoonsgegevens wordt gedaan, betekent dit dat daarmee het lidmaatschap eindigt.

He inzien, veranderen of verwijderen van persoonsgegevens is mogelijk via het bestuur via de e-mail secretariaa@v-b-e.nl. Het bestuur kan in dat geval verzoeken om identificatie.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De VBE neemt de bescherming van de gegevens van alle leden serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Alleen de penningmeester, de secretaris en de medewerkster van het secretariaat hebben toegang tot persoonsgegevens van leden.

De gegevens zijn opgeslagen op de servers van Poldersoft (het bedrijf dat de software voor de ledenadministratie levert). Poldersoft heeft tegenover het bestuur verklaard dat de gegevens versleuteld zijn opgeslagen, op een server die zich in Nederland bevindt. Daarover is een schriftelijke overeenkomst met Poldersoft gesloten.

Indien een lid het idee heeft dat zijn/haar gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, kan contact worden opgenomen met het bestuur via de e-mail secretariaat@v-b-e.nl

Download Attachments